Datenschutzerklärung

DocMation, Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

E-Mail für Datenschutzanfragen: info@docmation.de

DocMation ist ein Werkzeug, das Maklerbüros im eigenen Namen für ihre Kunden nutzen. Das führt zu zwei unterschiedlichen Rollen, die diese Erklärung trennt:

• Für die Konto- und Nutzungsdaten der Makler:innen selbst (Name, E-Mail, Rolle, Büro-Zugehörigkeit) sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
• Für alles, was ein Maklerbüro über seine Objekte, Eigentümer:innen und weitere Beteiligte in DocMation einstellt, sind wir Auftragsverarbeiter. Verantwortlich bleibt das jeweilige Maklerbüro. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zwischen DocMation und dem Maklerbüro.

• Kontodaten der Nutzer:innen: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zugehörigkeit zum Maklerbüro.
• Leads: Kontakte, die ein Maklerbüro selbst einträgt oder per Datei importiert, mit Name, Telefonnummer, gegebenenfalls E-Mail-Adresse und Objektangaben, Herkunft des Kontakts, Bearbeitungsstand sowie Ergebnissen und Notizen zu Anrufen.
• Objektdaten: Anschrift, Objektart, Baujahr, Ausstattungsmerkmale, Miet- und Eigentumsverhältnisse.
• Daten der Eigentümer:innen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, teils Telefonnummer und Anschrift.
• Weitere Beteiligte: Hausverwaltungen, Notariate, Banken und Ämter, jeweils mit Namen, Anschrift und E-Mail-Adresse, soweit vom Maklerbüro hinterlegt.
• Hochgeladene Unterlagen, unter anderem Grundbuchauszüge, Teilungserklärungen, Mietverträge, Hausgeldabrechnungen und Energieausweise. Diese Unterlagen können auch Daten Dritter enthalten, die selbst nie mit DocMation in Kontakt stehen, insbesondere Mieter:innen in Mietverträgen und frühere Eigentümer:innen in Grundbuchauszügen.
• Kommunikationsinhalte: Betreff, Empfänger und vollständiger Text jedes über DocMation versendeten Anschreibens.
• Zugangstoken für Eigentümer:innen: ein zeitlich begrenzter, anmeldefreier Link, über den Eigentümer:innen Unterlagen direkt hochladen können.

Über den Eigentümer-Upload-Link können Eigentümer:innen Unterlagen hochladen, ohne selbst ein DocMation-Konto zu haben. Auch in diesem Fall werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese Erklärung gilt ausdrücklich auch für diesen Weg, nicht nur für angemeldete Nutzer:innen.

Zur Bereitstellung von DocMation setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Vercel (USA): Betrieb der Anwendung und der Website; sämtlicher Datenverkehr durch die Anwendung läuft über diesen Dienstleister.
• Supabase: Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher; damit alle in Abschnitt 3 genannten Daten sowie Terminbuchungen über unsere Website. Die Datenbank selbst wird in einem Rechenzentrum in Irland (EU) betrieben vom Vertragspartner Supabase Pte. Ltd. mit Sitz in Singapur; die Übermittlung an diesen Vertragspartner stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln.
• Resend (USA): Versand von E-Mails, auch der Terminbestätigungen; Empfängeradressen, vollständiger Nachrichtentext und ggf. angehängte Vollmachten.
• Anthropic (USA): automatische Erkennung hochgeladener Unterlagen und Unterstützung bei Exposé-Texten. Dabei wird der Inhalt hochgeladener Dateien übermittelt, unter anderem Grundbuchauszüge. Nach Angaben des Anbieters werden über die hier genutzte Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Druck- und Versanddienstleister (Schweiz): Druck und Postversand von Anschreiben an Ämter; dorthin fließen Empfängeranschrift und der vollständige Briefinhalt als PDF. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• STRATO AG (Deutschland): Hosting des E-Mail-Postfachs info@docmation.de; dorthin fließen sämtliche über diese Adresse ein- und ausgehenden Nachrichteninhalte. Die Verarbeitung findet innerhalb Deutschlands statt, ein Drittlandtransfer ist damit für diesen Dienstleister nicht einschlägig.

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei Übermittlungen in Drittländer (insbesondere USA und Singapur) stützen wir uns auf die von den jeweiligen Anbietern bereitgestellten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags zwischen DocMation und dem jeweiligen Maklerbüro bzw., für Eigentümer:innen, Leads und weitere Beteiligte, zur Wahrung berechtigter Interessen des Maklerbüros an der Abwicklung des Immobilienverkaufs (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO), im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Maklerbüros als datenschutzrechtlich Verantwortlichem.

Objektdaten und hochgeladene Unterlagen werden gespeichert, solange sie für die Vermarktung des jeweiligen Objekts benötigt werden, oder bis das beauftragende Maklerbüro sie löscht. Eine automatische Löschfrist nach Abschluss eines Verkaufs ist derzeit nicht hinterlegt.

Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website docmation.de, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Daten übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an den Seitenserver übermittelt (sog. „Server-Logfiles“): besuchte Seite, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, verweisende Seite, verwendeter Browser und verwendetes Betriebssystem sowie Ihre IP-Adresse. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der technischen Bereitstellung und Stabilität der Website. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Unsere Website ist durchgehend per SSL/TLS verschlüsselt, erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

Wenn Sie über docmation.de/demo einen Termin für ein Erstgespräch buchen, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular: Name, Maklerbüro, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht sowie den gewählten Termin. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um das Gespräch zu vereinbaren und durchzuführen.

Die Buchung wird in unserer Datenbank (Supabase) gespeichert, damit ein Termin nicht doppelt vergeben wird. Außerdem geht sie per E-Mail (Resend) an unser Postfach info@docmation.de (STRATO), und Sie erhalten eine Bestätigung mit Kalendereintrag an die angegebene Adresse. Andere Besucher sehen nur, dass ein Zeitpunkt belegt ist, nie wer ihn gebucht hat.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Wird aus dem Gespräch keine Zusammenarbeit, löschen wir Ihre Angaben spätestens sechs Monate nach dem gebuchten Termin. Entsteht eine Zusammenarbeit, gelten die Fristen aus Abschnitt 7.

DocMation setzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein. Gesetzt werden ausschließlich technisch notwendige Cookies: das Anmelde-Cookie unseres Authentifizierungsdienstleisters Supabase, ohne das eine Anmeldung nicht möglich wäre, sowie ein kurzlebiges Sitzungs-Cookie („dm_property_tab“), das sich innerhalb eines geöffneten Objekts merkt, welcher Reiter gerade angezeigt wird, und beim Verlassen des Objekts bzw. Schließen des Browsers verfällt. Für rein technisch notwendige Cookies dieser Art ist nach geltendem Recht keine Einwilligung erforderlich.

Ihnen stehen als betroffener Person gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Da wir für Objekt- und Eigentümerdaten in der Regel als Auftragsverarbeiter tätig sind, wenden Sie sich für die Ausübung dieser Rechte in erster Linie an das für Ihr Anliegen zuständige Maklerbüro; wir unterstützen dieses dabei. Für Anfragen zu Ihrem eigenen DocMation-Konto erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Widerspruchsrecht

Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeitet, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen. Wir stellen die Verarbeitung dann ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit oder bei der für Ihren Aufenthaltsort zuständigen Behörde.

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung ändert, etwa bei neuen Dienstleistern oder einer festen Löschfrist. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung auf dieser Seite.